從 1997 年開始，我就習慣使用行事曆來管理每天的工作，在當時使用的是 Outlook。時至今日，我已經改用 Mac 和 Google 的行事曆，搭配蘋果備忘錄與 Google 的待辦事項應用，逐漸建立起一套屬於自己的工作管理系統。這些工具的功能不盡相同，但它們的核心價值在於協助梳理時間、掌控進度，以及記錄重要細節。
現在的敏捷開發包含採用 Scrum 與 Kanban 的相互搭配，跟我使用這幾個工具的概念類似，這包含規劃與檢視的循環作業、工作事項的拆解與分層管理、不同工具間的動態轉換，基本上 Scrum、Kanban 是以團隊為概念來運作，而我使用的方式則是針對個人工作管理的一種模式。因此這篇就簡易分享我如何使用這幾個隨手可得的工具，來優化我的工作模式。
行事曆是這三個功能裡我最早接觸的，求學階段我是使用傳統的日誌手寫紀錄，邁入職場後發現有電子化工具，我就轉改為用電腦跟 PDA 來紀錄。對我來說行事曆不僅僅是提醒工具，而是一種反思與歸納彙整的載體。最早期我會在每月與每一年度回顧整年的工作狀況，但養成檢視行事曆事項後，我就把這種檢討進一步固定為每週都進行。通常下班的路上，我會回顧上一週的工作狀況，並檢視有哪些問題需要解決；而最後一個假日晚上，我會預先安排或調整接下來一週的工作優先事項。
我對行事曆的使用非常直觀，所有需要安排具體時間的事項都會記錄在這裡，包括專案的時程安排、團隊的固定會議，甚至是我的運動計劃。最早它在團隊工作中若是有搭配 Lotus Note 或 Microsoft Exchange 伺服器，可以將個人的行事曆與其他同事分享，在 2000 年初期這是很新穎的模式，而現在使用 Google 行事曆就可以輕易分享各種行程，也可以預約實體設施。而行事曆不僅是用來規劃未來，也能成為追溯過去的工具。我可以藉由查看行事曆，搜尋特定關鍵字，快速掌握某段時間的工作狀態，或找到某些項目延誤、重複發生問題的原因。
早期我是使用便利貼紀錄一些雜事，像是來電的一些訊息，轉交給同事的資訊......等。後來出現電子化工具後我進一步將所有未具體安排時間的工作，先記錄在待辦事項清單裡。這些項目可能是一些需要等待回覆的事項、尚未具體化的需求、或是長期規劃項目中的小步驟。待辦事項的最大意義在於它是一個承接「模糊需求」的容器，幫助我避免因繁忙而遺漏關鍵的事情。有些工作上的合作夥伴常會訝異我對於手上項目的熟悉度，其實我就是靠這些工具來避免遺忘。
當待辦事項中的某項目確定可以執行時，我會將它移至行事曆，為它安排具體時間與期限。這樣的操作讓我在處理事情時更加有條不紊，也能確保重要的事不會因為分心而被忘記。而重要的是，一定要養成固定的週期習慣檢視這些工具，不然記了也沒用。
我使用備忘錄的習慣，得益於我看病時觀察到門診醫生病例記錄的方式。原先我是寫文章時才會用到備忘錄，通常都是紀錄一些大綱跟重點。在發現醫生註記病例方式後，我會用備忘錄紀錄我工作中與他人討論或自己彙整的細節，包含這篇文章我也是透過備忘錄完成草稿的。我是採用「時間線」的方式，把不同部門、同事的討論內容累加在一起，並用每一年分隔成一個檔案標題。這樣的記錄方式，讓我能快速找到某段時間的工作進展與決策點。