新的一年我參與的讀書會首個討論議題是「組織改造跟文化核心如何提升作業績效」。這個議題銜接去年底的「年終績效考核」討論,其中不少人都提到《影視颶風》作為例子。因此我想分享自己對工作流程、組織以及文化如何提升團隊作業績效的看法。
我前公司的老闆大約每三個月就會提出系統與功能方面的需求,認為工作全面資訊化、系統化後,就能避免人員出錯,並以最有效的方式作業。這個想法本質上是對的 - 有了自動化和資訊系統的輔助,確實能讓人員將心力投注在更有價值的工作上。關於這點,我們可以從《影視颶風》的影片「影視颶風的100個員工,上班都在做點啥？飛書辦公體驗分享」中得到很好的印證。
https://www.youtube.com/watch?v=B17SlP3JMsA&ab_channel=Mediastorm影视飓风
從影片中可以看到《影視颶風》不同職位工作者的工作模式與環境。但這樣的工作流程並非一蹴可幾,而是在八年間經歷了多次改變與調整,中間也曾面臨過工作流程與管理的困境。感謝 Tim 在 Youtube 頻道上的分享,不論是 QA 問答或《影視颶風》內部的工作內容分享,都讓我們看到這間公司不斷求變的態度,完全符合他們「無限進步」的 Slogan。
話說第一個採訪的剪輯工程師姚志浩，提到他想購買的整套圖馬司特方向盤，這讓我想起我們午休時間，一群工程師在開歐洲卡車模擬遊戲的場景，所有的工程師想法都是差不多的。
我認同透過自動化和資訊化系統可以提升工作效率,但系統背後其實還有兩個更關鍵的要素:工作流程和人員。這就像是雞生蛋、蛋生雞的問題,究竟哪個因素該擺在前面？
要推動自動化和資訊化,首要前提是要有明確的工作流程。系統是實現這個流程的工具,用來處理重複且繁瑣的項目。如果沒有先確立工作流程就貿然開發資訊系統,結果往往是不斷開發、導入、重構、修正的惡性循環。雖然一般的資訊系統開發也會經歷優化過程,但這種邊做邊改的方式必然是場災難。
現今最不缺的就是資訊系統工具,從雲端文書管理平台(如 Google Workspace、Chat),到套裝應用服務(如 Asana、Jira、Trello、飛書),再到開放原始碼工具(Redmine),都可以先導入現有工作流程,再依企業需求逐步調整優化。
除了工具,更重要的是找到「對」的人。只有找到對的人,工作流程才能正常推展和運作。想靠資訊系統來控制「不對」的人,永遠都會有漏洞,且為了防堵這些漏洞,需要耗費的開發成本實在太高。